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Office 365 轻松上手系列:别让 Outlook 吃掉你的时间
作者: 发布于:2015-09-09 8:37:45 点击量:

 

阅兵小长假刚过,上班第一天打开Outlook,你的心情也许和下图这位兄弟是一样一样的......


Outlook 可以帮助我们提升沟通效率,也是每个走进职场的人必不可少的工具,可是,如果不能有效利用,Outlook吃掉的时间远比你想想的多。本文提供六大高招,让你更加高效的工作,有效率,不加班。

 

 

1
设置规则,过滤邮件

想把发件人是某人的邮件单独放在一个文件夹里?想把抄送给我的邮件先扔在一边,不要总是在收件箱里碍眼?是该利用设置规则整理你的收件箱了!

在菜单中【规则】--【创建规则】,工欲善其事,必先利其器,强大的规则系统可以让Outlook帮你对收件箱进行预分类,有了这层筛选之后,收件箱会整齐很多。



2
快速已读,专治强迫症

有了规则还不够,动辄上千的未读邮件是强迫症患者无法忍受的,想要消除未读标记就只能逐条点击,有没有办法能够自动标记已读?两种方法帮到你!

  • 方法1:右键单击收件箱或文件夹,选择【全部标记为已读】。

  • 方法2:文件--选项--邮件--阅读窗格,其中一个选项可以设置一个时间,比如10s,只要你在阅读列表中看到这个邮件超过10s,邮件就会自动标记成已读。


 

3
用快捷键解放鼠标手

记住这些最常用的快捷键吧,它们能更快的帮助你处理邮件。

【Ctrl+N】创建新邮件

【Ctrl+R】回复邮件

【Ctrl+Shift+R】回复全部

【Alt+W】转发邮件

【Ctrl+Enter】发送邮件

【Ctrl+1】或+2,+3 轻松在邮件,日历,联系人之间切换

 

 

4
发邮件不需要新建

经常需要添加附件发送邮件?一段话复制之后想要粘贴在论文正文里发送?【Ctrl+C】复制你想要发送的内容,打开Outlook客户端,直接【Ctrl+V】自动帮你新建邮件并附上粘贴的内容。

 

 

5
插旗子管理任务

不管你是利用艾森豪威尔的【紧急+重要】四象限法管理任务,还是利用25000$的方法管理任务,小红旗都可以帮到你。

单击邮件右侧的小红旗,可以直接将任务加在今日的To-Do-List里,你可以在Outlook任务管理里很有条理的看见您有哪些任务需要做。

右键单击小红旗,则可获得更多选项,将任务放在明天、本周、下周或自己想要的任何时间的To-Do-List里,还可以通过设置提醒,让大脑从繁琐的任务deadline中解放出来,去做更有意义的事儿。

每当完成任务,再次单击邮件右侧发光的小红旗,即可标记任务完成。


6
邮件定时发

在邮件发送界面中,选择菜单中的【选项】--【延时传递】按钮,选择你想要发送的时间,也许你可以写下这一年的心愿发送给一年后的自己。

不过我相信聪明的读者们一定想到了该技能的另一个妙用!

请思考这样一个问题:如何让老板知道夜深了,你还在卖命地工作?

不要问我是谁,我叫“红领巾”。


 

7
网页端也能用 Outlook

假如临时换了一台电脑,没有安装 Outlook 客户端,该怎么访问邮件呢?

在浏览器(推荐使用 IE)中输入以下登录地址:
世纪互联运营的 Office 365https://portal.partner.microsoftonline.cn
微软运营的 Office 365https://portal.office.com
在打开的页面输入 Office 365 邮箱账号和密码


点击我的应用图标中的 Outlook,即可在网页端访问邮件。


重点来了!这一招在手机和平板上同样适用!

 

 





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